Novalyweb met à la disposition des installateurs de climatisation et de pompes à chaleur un système d'acquisition et de gestion de prospects. Cette politique explique quelles données personnelles sont traitées dans ce cadre, pourquoi, pendant combien de temps, et quels sont vos droits.

1. Qui traite vos données ?

a) Novalyweb est responsable de traitement

Pour les données de ses propres clients (les installateurs) et des visiteurs du site novalyweb.fr :

b) Novalyweb est sous-traitant

Pour les données des particuliers qui remplissent un formulaire de demande de devis destiné à un installateur.

Dans ce cas, l'installateur est le responsable de traitement : c'est lui qui décide de l'usage fait de ces données (vous rappeler, établir un devis, planifier une visite technique). Novalyweb se limite à fournir l'outil technique qui collecte, transmet et organise ces informations pour son compte, conformément à ses instructions et au contrat de sous-traitance conclu avec lui.

Concrètement : si vous êtes un particulier et que vous souhaitez exercer un droit sur vos données, votre interlocuteur est l'installateur qui vous a contacté. Novalyweb vous aidera à l'identifier si nécessaire (voir section 9).

2. Quelles données sont traitées ?

Installateurs (clients de Novalyweb) : nom, prénom, raison sociale, SIRET, coordonnées professionnelles (email, téléphone, adresse), zone d'intervention (codes postaux), données de facturation et d'abonnement, données de connexion et d'usage du Service.

Particuliers (Prospects, pour le compte de l'Installateur) : nom, prénom, email, téléphone, adresse postale, code postal, ville, contenu de la demande (type de projet : climatisation, pompe à chaleur, nature du logement, informations communiquées spontanément), historique des échanges liés à la demande (devis émis, rendez-vous planifiés, paiements d'acompte).

Visiteurs du site novalyweb.fr : données transmises via le formulaire de contact, données techniques de connexion (adresse IP, journaux serveur).

Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est collectée intentionnellement. Il vous est demandé de ne pas en communiquer dans le champ libre des formulaires.

3. Pourquoi ces données sont traitées, et sur quelle base ?

4. Traitement automatisé des demandes (scoring)

Les demandes reçues via les formulaires font l'objet d'un classement automatique destiné à aider l'installateur à prioriser ses rappels. Ce classement repose sur des critères objectifs déclarés dans le formulaire (nature du projet, localisation, délai souhaité, complétude des informations).

Il s'agit d'une aide à l'organisation, et non d'une décision automatisée produisant des effets juridiques : aucune demande n'est rejetée automatiquement, et c'est toujours l'installateur qui décide de la suite donnée.

5. Communications par email et par SMS

Les emails et SMS envoyés dans le cadre du Service sont liés au dossier de la personne : accusé de réception d'une demande, transmission d'un devis, confirmation de paiement, rappel de rendez-vous, information sur l'avancement.

Ces communications opérationnelles ne constituent pas, par elles-mêmes, une utilisation des données par Novalyweb à des fins de prospection commerciale pour son propre compte.

Aucune donnée n'est vendue, louée ou cédée par Novalyweb à des tiers à des fins publicitaires.

Une sollicitation d'avis peut être adressée après la réalisation d'une prestation lorsque l'Installateur l'a prévu dans sa relation avec le Client final. Les modalités permettant de s'y opposer sont appliquées lorsque la réglementation l'exige.

6. Où sont hébergées les données, et sortent-elles de l'Union européenne ?

Novalyweb privilégie des infrastructures situées dans l'Union européenne ou dans l'Espace économique européen.

Les principales infrastructures actuellement utilisées comprennent :

• Base de données : Supabase, région West EU — Irlande ;
• Traitements et automatisations : serveur DigitalOcean situé à Francfort, Allemagne ;
• Site internet et messagerie : services Hostinger selon la configuration utilisée.

Certains prestataires peuvent appartenir à des groupes établis hors de l'Espace économique européen ou permettre certains accès techniques depuis des pays tiers, notamment pour le support, la sécurité ou la maintenance.

Lorsque de tels traitements constituent un transfert international de données, ils doivent être encadrés conformément au chapitre V du RGPD, notamment, selon le cas, par une décision d'adéquation, des clauses contractuelles types de la Commission européenne, le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque celui-ci est valablement applicable, ou tout autre mécanisme légal approprié.

Une copie ou des informations complémentaires concernant les garanties applicables peuvent être demandées à contact@novalyweb.fr.

7. Prestataires intervenant sur les données

Novalyweb utilise plusieurs prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du Service.

Le rôle juridique de chaque prestataire dépend du traitement concerné. Certains interviennent comme sous-traitants ou sous-traitants ultérieurs, tandis que d'autres peuvent également agir comme responsables de traitement pour certaines opérations qu'ils déterminent eux-mêmes.

Les sous-traitants ultérieurs utilisés pour les traitements réalisés pour le compte de l'Installateur sont précisés dans le Contrat de sous-traitance de données personnelles de Novalyweb.

Précision concernant Stripe : selon le service utilisé et le traitement réalisé, Stripe peut agir notamment en qualité de sous-traitant ou de responsable de traitement conformément à ses propres conditions contractuelles.

Les acomptes réglés par les Clients finaux sont destinés au compte Stripe de l'Installateur. Novalyweb ne conserve pas les données complètes de carte bancaire et ne détient pas les fonds versés par les Clients finaux.

8. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Les durées de conservation dépendent du rôle dans lequel Novalyweb traite les données.

a) Données traitées pour le compte de l'Installateur

Pour les données des Prospects et Clients finaux, l'Installateur agit en qualité de responsable de traitement et Novalyweb en qualité de sous-traitant.

Pendant la durée du contrat, et sauf instruction documentée différente de l'Installateur conforme à la réglementation, le Service applique les règles de conservation métier suivantes :

• Demande sans suite / Prospect non converti : jusqu'à 3 ans à compter de la clôture du dossier ou du dernier contact pertinent.
• Dossier ayant abouti à une prestation : durée nécessaire au suivi de la prestation, puis jusqu'à 5 ans selon les besoins de conservation applicables au dossier.
• Devis non signé : jusqu'à 3 ans à compter de sa clôture ou de son expiration.
• Données nécessaires à la justification d'un paiement ou soumises à une obligation comptable : conservation pendant la durée légalement nécessaire, pouvant aller jusqu'à 10 ans pour les pièces comptables concernées.

Ces durées constituent des durées maximales de référence utilisées dans le cadre du Service. L'Installateur demeure responsable de déterminer les durées appropriées à ses propres traitements et peut adresser à Novalyweb des instructions documentées lorsque cela est nécessaire.

Lorsqu'une donnée n'a plus à être conservée sous une forme directement identifiante, elle peut être supprimée ou rendue irréversiblement anonyme selon les instructions applicables et les contraintes techniques ou légales.

b) Données pour lesquelles Novalyweb est responsable de traitement

• Compte et relation contractuelle avec l'Installateur : pendant la durée du contrat, puis conservation limitée des informations nécessaires pendant une durée maximale de 5 ans après la fin de la relation, notamment pour la preuve du contrat, la gestion d'un éventuel contentieux et la défense des droits de Novalyweb.
• Pièces comptables et justificatifs devant être conservés : 10 ans conformément aux obligations comptables applicables.
• Journaux techniques et de sécurité : 6 mois, sauf nécessité particulière liée à la sécurité, à un incident ou à une obligation légale.
• Données transmises via une demande de contact sur novalyweb.fr : pendant le temps nécessaire au traitement de la demande puis, lorsque cela est justifié, pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact.
• Données bancaires complètes : elles ne sont pas conservées par Novalyweb. Elles sont traitées par Stripe dans le cadre des services de paiement concernés.

Lorsque des informations doivent être conservées uniquement pour répondre à une obligation légale ou permettre la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice, elles ne sont plus utilisées pour la fourniture courante du Service et leur accès est limité aux besoins correspondants.

9. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions prévues par la réglementation, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès lorsque ce droit est applicable.

Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus à l'article 18 du RGPD. Lorsque ce droit s'applique, les données concernées sont conservées mais leur utilisation est temporairement limitée, sous réserve des cas dans lesquels leur traitement demeure autorisé par la réglementation.

Si vous êtes Installateur ou visiteur du site : écrivez à contact@novalyweb.fr.

Si vous êtes un particulier ayant fait une demande de devis : votre interlocuteur est l'Installateur responsable du traitement. Si vous ne parvenez pas à l'identifier, écrivez à contact@novalyweb.fr : Novalyweb vous aidera à identifier le responsable concerné et lui transmettra votre demande dans les meilleurs délais et, lorsque cela est raisonnablement possible, sous 72 heures.

Une réponse à une demande relevant directement de Novalyweb en qualité de responsable de traitement est apportée dans les délais prévus par le RGPD.

Une pièce d'identité pourra être demandée uniquement en cas de doute raisonnable sur l'identité de la personne effectuant la demande.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur son site officiel.

10. Sécurité

Novalyweb met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles, notamment :

• chiffrement des communications au moyen de HTTPS/TLS sur les interfaces et échanges concernés ;
• accès à la base de données restreint et authentifié ;
• cloisonnement des données par Installateur : chaque accès au Service doit être limité aux dossiers rattachés à l'entreprise concernée ;
• sauvegardes appropriées de la base de données ;
• protections anti-spam et limitations destinées à réduire les soumissions abusives ;
• mises à jour et mesures de sécurité appliquées aux infrastructures utilisées ;
• limitation des accès administratifs aux seuls besoins techniques et de support.

Lorsque Novalyweb agit comme sous-traitant pour le compte d'un Installateur , toute violation de données personnelles affectant les données traitées pour son compte lui est signalée sans délai indu après que Novalyweb en a pris connaissance. Novalyweb lui fournit les informations disponibles et l'assistance raisonnablement nécessaire afin qu'il puisse déterminer les notifications qu'il doit effectuer auprès de la CNIL et, le cas échéant, des personnes concernées.

Lorsque Novalyweb agit lui-même comme responsable de traitement , Novalyweb assume directement les obligations de notification qui lui incombent en application du RGPD.

11. Cookies

Le site novalyweb.fr dépose uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement lorsqu'ils sont effectivement requis : maintien de session, sécurité ou mémorisation de préférences fonctionnelles.

Ces cookies ne nécessitent pas de consentement préalable lorsqu'ils sont strictement nécessaires au fonctionnement du service demandé.

Aucun cookie publicitaire, de réseau social ou autre traceur soumis au consentement n'est destiné à être déposé sans accord préalable.

Si de tels outils venaient à être ajoutés, un mécanisme de consentement adapté serait mis en place et la présente politique serait mise à jour.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour gérer ou refuser certains cookies, étant entendu que le blocage des cookies techniques strictement nécessaires peut altérer le fonctionnement du site.

12. Fin de la relation avec un Installateur

Lorsqu'un Installateur cesse d'utiliser le Service, une période de réversibilité de trente jours est prévue.

Pendant cette période :

• l'Installateur peut récupérer les données traitées pour son compte dans un format structuré et exploitable ;
• les données restent accessibles uniquement dans la mesure nécessaire à cette réversibilité et aux opérations de fin de contrat ;
• l'Installateur peut demander leur suppression avant l'expiration du délai lorsqu'aucune obligation légale ne s'y oppose.

À l'expiration de cette période de trente jours, les données personnelles que Novalyweb traite uniquement pour le compte de l'Installateur sont supprimées ou rendues irréversiblement anonymes conformément au Contrat de sous-traitance de données personnelles, sous réserve :

• des obligations légales de conservation applicables ;
• des informations dont Novalyweb doit assurer la conservation pour ses propres obligations en qualité de responsable de traitement ;
• des délais techniques strictement nécessaires à l'effacement des sauvegardes.

Les informations conservées à ces seuls titres sont isolées de l'usage courant du Service et ne sont plus utilisées pour gérer les Prospects ou Clients finaux de l'ancien Installateur.

13. Modification de la présente politique

Cette politique peut être mise à jour pour tenir compte d'évolutions techniques, légales ou du Service.

La date de dernière mise à jour figure en haut du document.

En cas de modification substantielle affectant les Installateurs utilisant le Service, ceux-ci en sont informés par un moyen approprié, notamment par email lorsque cela est pertinent.

14. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles :